Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób BidFinance przetwarza dane osobowe w związku z dostępem do Platformy BidFinance, aukcjami, obsługą transakcji, komunikacją marketingową, bezpieczeństwem i wsparciem operacyjnym.

1. Administrator i kontakt

1.1. Administratorem Twoich danych osobowych jest BidFinance spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000975000, NIP 6793240675, REGON 522206447.

1.2. W sprawach dotyczących prywatności możesz skontaktować się z BidFinance pod adresem e-mail info@bidfinance.pl albo pisemnie na adres wskazany powyżej z dopiskiem „Dane osobowe”.

2. Zakres polityki

2.1. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych, gdy odwiedzasz strony internetowe BidFinance, korzystasz z Platformy BidFinance, posiadasz Konto, działasz w imieniu firmy uczestniczącej w aukcjach, wymieniasz dokumenty lub wiadomości, składasz oferty lub Potwierdzenia Zamiaru Zakupu Portfela (zwane również Oficjalnymi Ofertami), otrzymujesz komunikację serwisową albo marketingową lub kontaktujesz się z BidFinance.

2.2. Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w tej Polityce, mają znaczenie nadane im we właściwym Regulaminie Platformy BidFinance lub Zasadach Aukcji BidFinance.

3. Jak pozyskujemy dane

3.1. Zazwyczaj otrzymujemy dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, na przykład podczas rejestracji, akceptacji dokumentów prawnych, korzystania z Platformy, zadawania pytań, przesyłania dokumentów, konfiguracji uwierzytelniania dwuskładnikowego, podpisywania Potwierdzenia Zamiaru Zakupu Portfela lub kontaktu z nami.

3.2. Możemy także otrzymywać Twoje dane od firmy, którą reprezentujesz, innego upoważnionego użytkownika tej firmy, użytkownika wewnętrznego BidFinance, sprzedającego lub kupującego uczestniczącego w procesie na Platformie, ze źródeł kontaktów marketingowych, z LinkedIn albo od dostawcy wspierającego działanie Platformy.

4. Kategorie danych osobowych

4.1. Przetwarzamy dane konta i profilu, w tym imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, powiązanie z firmą, stanowisko lub rolę, uprawnienia, status administratora, przypisanie kraju, preferencje językowe, status Konta, dane zaproszenia, hashe haseł, znaczniki czasu akceptacji dokumentów prawnych oraz ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego.

4.2. Przetwarzamy dane aktywności na Platformie i dane transakcyjne, w tym udział w aukcjach, relacje kupujących i sprzedających dopuszczonych do aukcji, oferty, ustawienia Auto-Bid lub walkaway, wybór ofert, podpisy Potwierdzeń Zamiaru Zakupu Portfela, imię i nazwisko podpisującego, adres e-mail podpisującego, adres IP podpisującego, etapy transakcji, raporty, powiadomienia, status odczytu, sygnały obecności lub ostatniej aktywności, blokady przepływu pracy oraz zdarzenia audytowe.

4.3. Przetwarzamy dane komunikacyjne i treści, w tym pytania i odpowiedzi, wiadomości prywatne, ogłoszenia, korespondencję ze wsparciem, przesłane pliki, nazwy plików, metadane plików, wygenerowane raporty, pobrania dokumentów, logi dostarczenia e-maili, odbiorców kampanii marketingowych, zapisy wypisania się z komunikacji, notatki dotyczące zgody oraz preferencje kontaktowe.

4.4. Przetwarzamy dane techniczne i bezpieczeństwa, w tym adres IP, user agent, identyfikatory sesji w postaci zahashowanej, znaczniki czasu sesji, pliki cookies lub podobne mechanizmy przechowywania w przeglądarce, znaczniki CSRF i bezpieczeństwa, sygnały limitowania żądań, metadane kodów SMS, metadane skanowania antymalware, diagnostykę aplikacji oraz logi wymagane do działania i zabezpieczenia Platformy.

5. Cele i podstawy prawne

5.1. Przetwarzamy dane osobowe w celu tworzenia i obsługi Kont, weryfikacji użytkowników i firm, zapewnienia bezpiecznego dostępu, uwierzytelniania użytkowników, prowadzenia aukcji, obsługi wymiany dokumentów, pytań, ogłoszeń, ofert, procesów transakcyjnych, raportów, powiadomień i wsparcia klienta. Gdy użytkownik działa w imieniu firmy, podstawą prawną jest najczęściej prawnie uzasadniony interes BidFinance polegający na wykonaniu i administrowaniu relacją platformową z tą firmą.

5.2. Przetwarzamy dane w celu utrzymania bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom, egzekwowania uprawnień, prowadzenia śladów audytowych, badania incydentów, stosowania limitów żądań, skanowania przesyłanych plików, utrzymania integralności sesji oraz ochrony BidFinance, uczestników Platformy i integralności zakończonych czynności. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes BidFinance w bezpiecznym i niezawodnym działaniu Platformy.

5.3. Przetwarzamy dane w celu wysyłki e-maili serwisowych, zaproszeń, przypomnień, resetów hasła, kodów SMS do uwierzytelniania dwuskładnikowego, informacji prawnych, komunikacji transakcyjnej i powiadomień operacyjnych. Podstawą prawną jest wykonanie obowiązków platformowych, prawnie uzasadniony interes albo obowiązek prawny, zależnie od rodzaju wiadomości.

5.4. Przetwarzamy dane na potrzeby marketingu B2B, w tym zarządzania kontaktami kupujących, przygotowania kampanii, wysyłki kampanii, obsługi wypisania się z komunikacji oraz zarządzania preferencjami kontaktowymi. Podstawą prawną może być prawnie uzasadniony interes, zgoda albo inna właściwa podstawa, zależnie od źródła kontaktu i odpowiednich zasad komunikacji.

5.5. Przetwarzamy dane w celu wypełniania obowiązków prawnych, księgowych lub podatkowych, obsługi żądań organów publicznych, sporów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes, stosownie do sytuacji.

6. Cookies i podobne technologie

6.1. BidFinance wykorzystuje niezbędne pliki cookies i podobne mechanizmy przechowywania w przeglądarce, aby utrzymywać zalogowanie użytkowników, zapewniać bezpieczne sesje, pamiętać kontekst bezpieczeństwa, obsługiwać ochronę CSRF i umożliwiać podstawowe funkcje Platformy.

6.2. Jeśli stosujemy pliki cookies lub podobne technologie inne niż niezbędne, stosujemy wymagane prawem zasady zgody lub zarządzania preferencjami, w tym wynikające z Prawa komunikacji elektronicznej. Szczegóły znajdują się w Polityce cookies dostępnej na stronie BidFinance.

7. Odbiorcy i dostawcy usług

7.1. Dane osobowe mogą być udostępniane firmie, którą reprezentujesz, upoważnionym użytkownikom sprzedających lub kupujących uczestniczących w danej aukcji lub transakcji, użytkownikom wewnętrznym BidFinance, osobom udzielającym wsparcia, doradcom prawnym i księgowym oraz organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

7.2. Dane osobowe mogą być także przetwarzane przez wybranych dostawców usług wspierających hosting, bazy danych, przechowywanie plików, wysyłkę e-maili, wysyłkę SMS, skanowanie antymalware, monitoring, bezpieczeństwo, kopie zapasowe i utrzymanie Platformy. Aktualne integracje techniczne mogą obejmować infrastrukturę PostgreSQL i Redis, usługi Azure, dostawców SMTP, Azure Communication Services, trasy Messaging Connect lub Infobip dla SMS oraz dostawców skanowania antymalware, jeżeli są skonfigurowani.

7.3. Dostawcy usług działający na rzecz BidFinance muszą przetwarzać dane osobowe na podstawie odpowiednich zobowiązań dotyczących poufności, bezpieczeństwa i powierzenia przetwarzania danych.

8. Transfery międzynarodowe

8.1. BidFinance dąży do korzystania z infrastruktury i dostawców usług odpowiednich dla europejskiego przetwarzania biznesowego. Niektórzy dostawcy lub serwisy społecznościowe mogą jednak wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

8.2. Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza EOG, BidFinance opiera się na właściwym mechanizmie transferu, takim jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inna podstawa dopuszczona przez RODO. LinkedIn przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności, gdy wchodzisz w interakcje z BidFinance w serwisie LinkedIn.

9. Retencja

9.1. Dane Konta, firmy, aukcji, transakcji, dokumentów, audytu i akceptacji dokumentów prawnych przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do świadczenia Platformy, zachowania audytowalności, wypełnienia obowiązków prawnych, rozwiązywania sporów oraz ochrony integralności zakończonych czynności na Platformie.

9.2. Dane sesji, wyzwań uwierzytelniania dwuskładnikowego, dane techniczne, bezpieczeństwa i diagnostyczne przechowujemy przez okres odpowiedni do potrzeb bezpieczeństwa i operacyjnych, chyba że dłuższy okres jest wymagany do badania incydentu, wypełnienia obowiązków prawnych lub obsługi roszczeń.

9.3. Dane kontaktów marketingowych i kampanii przechowujemy do czasu, gdy nie są już potrzebne dla danego celu biznesowego, kontakt wypisze się z komunikacji, dane zostaną usunięte w ramach higieny danych albo zastosowanie ma inny wymóg retencji. Zapisy wypisania się lub statusu do-not-contact mogą być przechowywane w celu respektowania sprzeciwu.

9.4. Po usunięciu lub dezaktywacji Konta albo firmy niektóre dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych, zachowania audytowalności Platformy, zapobiegania oszustwom, rozwiązywania sporów albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10. Twoje prawa

10.1. Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz informacji o przetwarzaniu. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

10.2. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W każdym czasie możesz także sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu.

10.3. Prawa możesz wykonywać, kontaktując się z info@bidfinance.pl albo pisemnie na adres administratora. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

11.1. BidFinance nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

12. Zmiany Polityki

12.1. BidFinance może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany funkcjonalności Platformy, dostawców, wymogów prawnych lub praktyk przetwarzania. Istotne zmiany mogą być komunikowane e-mailem, powiadomieniem na Platformie albo innym właściwym kanałem przed wejściem zmiany w życie albo w momencie jej wejścia w życie.